Medarbejderopsætning
Rolle: Virksomhedsadmin
Portal: Actnation-virksomhedsportal
Produktions-URL: https://organization.actnation.io/company/settings/employee-setupForudsætninger: Virksomhedsregistrering er gennemført.
Formål
Medarbejderopsætning definerer, hvordan Actnation synkroniserer eller importerer din medarbejderliste. Du kan til enhver tid skifte metode i Indstillinger.
Mulighed 1 — Zenegy lønforbindelse
Bedst til virksomheder, der bruger Zenegy. Gå til Virksomhed → Indstillinger → Medarbejderopsætning, vælg Payroll Connection, opret direkte forbindelse eller anmod din lønadministrator. Actnation synkroniserer nattens gang.
Kun for Corporate Giving vises der en informationsknap i det øverste højre hjørne af det øverste Payroll Connection-kort, som forklarer, hvordan integrationen bruges. Åbn den ved at holde markøren over den, fokusere på og aktivere den med tastaturet eller trykke på den. I Corporate Giving-tilstand har Actnation ikke adgang til løndata og opretter ikke løntræk; lønintegrationen synkroniserer medarbejderoplysninger og ændringer i ansættelsesforhold for at administrere invitationer og kontostatus.
For Payroll Giving only er Medarbejderopsætning låst til Payroll Connection. Valget af kilde, CSV-import, Entra ID og Spring over er skjult. Kun en Zenegy-forbindelse eller en indsendt anmodning om lønforbindelse opfylder onboarding.
Afbryd en Zenegy-forbindelse
Når Zenegy er tilsluttet uden for Payroll Giving only, vises handlingen Afbryd på hovedkortet Payroll Connection, som ikke kan åbnes.
For Payroll Giving only er Afbryd skjult, fordi løntrækkene kræver forbindelsen. Andre giving modes er skjult i Indstillinger. Kontakt Actnation-support, hvis opsætningen skal ændres.
- Gå til Virksomhed → Indstillinger → Medarbejderopsætning.
- Vælg Afbryd på det aktive Payroll Connection-kort.
- Gennemgå konsekvenserne i bekræftelsesdialogen, og bekræft derefter.
Når forbindelsen afbrydes, stopper Zenegy-synkroniseringen af medarbejdere og fremtidige overførsler af løntræk. Aktive medarbejdere bevares og flyttes til en CSV-administreret medarbejderliste. Aktive løntræk, som endnu ikke er behandlet, og løbende donationer med medarbejderbetaling annulleres. Hvis virksomheden bruger både medarbejder- og virksomhedstegnebog, ændres giving mode til kun virksomhedstegnebog. Løntræk, der allerede er behandlet via lønnen, bevares.
Efter afbrydelsen viser Medarbejderopsætning CSV-statussen uden at genindlæse siden. Du kan administrere medarbejderlisten som CSV eller vælge en forbindelsesmulighed igen. Afbrydelsen blokeres, mens en lønkørsel er i gang; vent, til kørslen er afsluttet, og prøv igen. Hvis Zenegy allerede har tilbagekaldt forbindelsen, gennemfører Actnation stadig den lokale afbrydelse.
Mulighed 2 — CSV-filimport
Download skabelonen, udfyld én række pr. medarbejder, upload og ret eventuelle valideringsfejl.
Efter den første import kan du også tilføje enkelte medarbejdere løbende fra Virksomhed → Medarbejdere med knappen Tilføj medarbejder — praktisk for nyansatte, der starter mellem CSV-uploads. Se Administrer medarbejdere. Denne manuelle mulighed findes kun for virksomheder med CSV-filimport; den er skjult for Zenegy- og Entra ID-virksomheder, da de medarbejderlister administreres af det tilsluttede system.
| Fejlmeddelelse | Løsning |
|---|---|
| Dublet-e-mail i fil | Fjern dublettrækken — hver medarbejder skal have en unik e-mail. |
| Ugyldigt datoformat | Brug YYYY-MM-DD eller det format, der vises i skabelonen. |
| Manglende påkrævede kolonner | Gendownload skabelonen; omdøb eller fjern ikke kolonneoverskrifter. |
| Medarbejder allerede aktiv i anden virksomhed | Fjern de rækker; kontakt support for at løse konflikter på tværs af virksomheder. |
Mulighed 3 — Microsoft Entra ID
Gå til Virksomhed → Indstillinger → Medarbejderopsætning, vælg Entra ID og følg autorisationstrinene. Actnation synkroniserer dagligt.
Verificer succes
Gå til Virksomhed → Medarbejdere, og bekræft, at dine medarbejderdata vises med de forventede statusser.