Medarbejderopsætning
Rolle: Virksomhedsadmin
Portal: Actnation-virksomhedsportal
Forudsætninger: Virksomhedsregistrering er gennemført.
Formål
Medarbejderopsætning definerer, hvordan Actnation synkroniserer eller importerer din medarbejderliste. Du kan til enhver tid skifte metode i Indstillinger.
Mulighed 1 — Zenegy lønforbindelse
Bedst til virksomheder, der bruger Zenegy. Gå til Virksomhed → Indstillinger → Medarbejderopsætning, vælg Payroll Connection, opret direkte forbindelse eller anmod din lønadministrator. Actnation synkroniserer nattens gang.
Kun for Corporate Giving vises der en informationsknap i det øverste højre hjørne af det øverste Payroll Connection-kort, som forklarer, hvordan integrationen bruges. Åbn den ved at holde markøren over den, fokusere på og aktivere den med tastaturet eller trykke på den. I Corporate Giving-tilstand har Actnation ikke adgang til løndata og opretter ikke løntræk; lønintegrationen synkroniserer medarbejderoplysninger og ændringer i ansættelsesforhold for at administrere invitationer og kontostatus.
For Payroll Giving only er Medarbejderopsætning låst til Payroll Connection. Valget af kilde, CSV-import, Entra ID og Spring over er skjult. Kun en Zenegy-forbindelse eller en indsendt anmodning om lønforbindelse opfylder onboarding.
Afbryd en Zenegy-forbindelse
Når Zenegy er tilsluttet uden for Payroll Giving only, vises handlingen Afbryd på hovedkortet Payroll Connection, som ikke kan åbnes.
For Payroll Giving only er Afbryd skjult, fordi løntrækkene kræver forbindelsen. Andre giving modes er skjult i Indstillinger. Kontakt Actnation-support, hvis opsætningen skal ændres.
- Gå til Virksomhed → Indstillinger → Medarbejderopsætning.
- Vælg Afbryd på det aktive Payroll Connection-kort.
- Gennemgå konsekvenserne i bekræftelsesdialogen, og bekræft derefter.
Når forbindelsen afbrydes, stopper Zenegy-synkroniseringen af medarbejdere og fremtidige overførsler af løntræk. Aktive medarbejdere bevares og flyttes til en CSV-administreret medarbejderliste. Hvis virksomheden bruger både medarbejder- og virksomhedstegnebog, ændres giving mode til Company Wallet (kun virksomhedstegnebog).
Ved dette skift fjerner Actnation medarbejderens andel af afventende løndonationer og aktive løbende donationer til kampagner, der ikke er afsluttet. Virksomhedens andel og gavebeløbet bevares, også når donationen ikke har et beløb fra Company Wallet. Løntrækket fjernes fra Zenegy, uden at den gavefinansierede donation annulleres. Donationer og abonnementer, som kun betales af medarbejderen, annulleres. Annullerede donationer og abonnementer beholder det oprindelige beløb som historiske oplysninger. Donationer, der allerede er behandlet via lønnen eller på anden måde afsluttet, ændres ikke. Abonnementer til afsluttede kampagner ændres heller ikke.
Afbrydelsen hverken tilbagefører eller bruger noget af medarbejderens aktuelle månedlige virksomhedssaldo. Bevarede virksomhedsfinansierede abonnementer fortsætter med at oprette donationer betalt af virksomheden hver måned, indtil de ændres eller annulleres via de almindelige donationsfunktioner. Disse fremtidige donationer bruger det sædvanlige månedlige virksomhedsbudget. Gennemgå de løbende donationer, før du bekræfter afbrydelsen.
Efter afbrydelsen viser Medarbejderopsætning CSV-statussen uden at genindlæse siden. Du kan administrere medarbejderlisten som CSV eller vælge en forbindelsesmulighed igen. Afbrydelsen blokeres, mens en lønkørsel er i gang; vent, til kørslen er afsluttet, og prøv igen. Hvis Zenegy allerede har tilbagekaldt forbindelsen, gennemfører Actnation stadig den lokale afbrydelse.
Mulighed 2 — CSV-filimport
Download skabelonen, udfyld én række pr. medarbejder, upload og ret eventuelle valideringsfejl.
Ved den første CSV-upload skal du bruge Virksomhed → Indstillinger → Medarbejderopsætning. For at opdatere en eksisterende CSV-liste skal du åbne Virksomhed → Medarbejdere → Tilføj og rediger medarbejdere → Opdater CSV-dokument. Du kan uploade igen, selvom du allerede har opdateret filen i denne måned.
Efter den første import kan du også tilføje enkelte medarbejdere løbende fra Virksomhed → Medarbejdere med knappen Tilføj medarbejder — praktisk for nyansatte, der starter mellem CSV-uploads. Se Administrer medarbejdere. Denne manuelle mulighed findes kun for virksomheder med CSV-filimport; den er skjult for Zenegy- og Entra ID-virksomheder, da de medarbejderlister administreres af det tilsluttede system.
| Fejlmeddelelse | Løsning |
|---|---|
| Dublet-e-mail i fil | Fjern dublettrækken — hver medarbejder skal have en unik e-mail. |
| Ugyldigt datoformat | Brug YYYY-MM-DD eller det format, der vises i skabelonen. |
| Manglende påkrævede kolonner | Gendownload skabelonen; omdøb eller fjern ikke kolonneoverskrifter. |
| Medarbejder allerede aktiv i anden virksomhed | Fjern de rækker; kontakt support for at løse konflikter på tværs af virksomheder. |
Mulighed 3 — Microsoft Entra ID
Gå til Virksomhed → Indstillinger → Medarbejderopsætning, vælg Entra ID og følg autorisationstrinene. Actnation synkroniserer dagligt.
Verificer succes
For omfattede virksomheder uden en integration får aktive virksomhedsadministratorer normalt en månedlig CSV-påmindelse den 15. kl. 08.00 dansk tid. Hvis I har gemt en CSV-fil siden den første i måneden, sendes månedens påmindelse ikke. Det gælder også den første upload. En påmindelse, der allerede er gjort klar til afsendelse, kan dog stadig komme frem, efter at I har gemt filen. Forsinkede påmindelser kan komme senere i samme måned. Se Månedlig påmindelse om medarbejderlisten for betingelser og e-mail-linkets adfærd ved login.
Gå til Virksomhed → Medarbejdere, og bekræft, at dine medarbejderdata vises med de forventede statusser.