Giving mode-konfiguration

Rolle: Virksomhedsadmin
Portal: Actnation-virksomhedsportalForudsætninger: Virksomhedsregistrering er gennemført.

Formål

Giving mode definerer, hvordan donationer finansieres, og hvad medarbejderne ser. Navnene på de valgte modes er Payroll + Corporate Giving, Payroll Giving only, Corporate Giving only og Individual Gifting Only.

Opsætning eller opdatering af giving mode

1. Gennemgå trinnet Giving mode under onboarding, eller åbn Virksomhed → Indstillinger → Giving mode efter onboarding.
2. Under onboarding vælger du Payroll + Corporate Giving, Payroll Giving only, Corporate Giving only eller Individual Gifting Only blandt kortene på øverste niveau. Payroll Giving only og Individual Gifting Only vises, når funktionerne er aktiveret for din virksomhed. Kun Payroll + Corporate Giving åbner valget af bidragsmodel.
3. Konfigurer indstillingerne for den valgte tilstand (se nedenfor).

Payroll + Corporate Giving

Payroll + Corporate Giving finansierer medarbejderdonationer fra et virksomhedsbudget uden afstemningsperioder. Vælg én af to bidragsstrukturer:

Bidragsmodel	Hvad den styrer
Fast årligt bidrag	Angiv et samlet årligt budget (minimum 5.000 DKK), og fordel det ligeligt mellem aktive medarbejdere.
Månedlig grænse pr. medarbejder	Angiv en månedlig donationsgrænse pr. medarbejder, så den enkelte kan vælge, hvordan og hvornår der doneres.

Du kan derudover aktivere Personlig tegnebog sammen med begge budgetstrukturer. Den lader medarbejdere donere direkte via lønnen som supplement til virksomhedens budget og skifter din giving mode mellem Company Wallet og Company + Personal Wallet.

Mens en anmodning om Zenegy-forbindelse afventer, og Personlig tegnebog er aktiveret, vises et informationsikon inde i feltet, umiddelbart til højre for og lodret centreret med afkrydsningsfeltet. Hold markøren over ikonet for at se, at Payroll Wallet-funktionaliteten starter, når Zenegy er forbundet, og at der ikke kan foretages løntræk indtil da.

Hvis et månedligt budget bliver lavere — f.eks. fordi du sænker Månedlig grænse pr. medarbejder, eller fordi en ny medarbejder tilføjes til en fælles Fast årligt bidrag-pulje — bliver medarbejderabonnementer, der nu overstiger det nye månedlige budget, automatisk nedskaleret proportionalt ved næste lønkørsel. Se Lønkørsler for, hvad det betyder for en kørsel, og Administrer dine donationer for, hvad medarbejdere ser.

Payroll Giving only

Payroll Giving only er medarbejderfinansieret. Medarbejderne betaler hele engangs- eller abonnementsdonationen via løntræk; virksomheden har ingen bidragsmodel, intet virksomhedsbudget, ingen top-up, ingen indstilling for Personlig tegnebog og ingen månedlig medarbejdersaldo. Et forbundet Zenegy-lønsystem eller en afventende anmodning om lønforbindelse er påkrævet for at afslutte onboarding.

Efter onboarding viser Indstillinger Payroll Giving only som et separat, skrivebeskyttet kort på øverste niveau. Andre giving modes og bidragsmodeller er skjult for disse virksomheder. Du kan ikke skifte væk fra denne mode i Indstillinger eller afbryde payroll, mens den er aktiv.

Corporate Giving only

Corporate Giving only kører via afstemningsperioder, hvor medarbejdere stemmer om, hvilke kampagner der modtager en andel af virksomhedens donationsbudget. Konfigurer:

Indstilling	Hvad den styrer
Årligt budget	Virksomhedens samlede donationspulje pr. regnskabsår (DKK). Minimum 5.000 DKK.
Afstemningsperioder pr. år	Antal givevinduer pr. år: Månedligt (12), Kvartalsvist (4), Halvårligt (2) eller Årligt (1).
Rådato for årlig nulstilling	Når det årlige budget automatisk fornyes.
Startdato for første afstemningsperiode	Hvornår den allerførste afstemningsperiode begynder.
Afstemningsperiodens længde	Antal dage, hver periode er åben for medarbejderstemmer (2–14 dage).
Maks. stemmer pr. medarbejder	Hvor mange kampagner hver medarbejder kan stemme på pr. periode (1, 2 eller 3).

Sådan fungerer stemmefordeling

1. Stemmer pr. kampagne tælles på tværs af alle medarbejdere.
2. Hver kampagnes andel = dens stemmer ÷ samlede afgivne stemmer.
3. Hver kampagne modtager: dens andel × periodens samlede budget (inkl. forstærkninger).
4. Der oprettes en separat donationspost og betaling pr. NGO.

Individual Gifting Only

Individual Gifting Only finansierer Fødselsdags-, Onboarding- og Anerkendelsesgaver. Hver gave har sit eget beløb og faktureres separat, når den gennemføres. Der er intet årligt donationsbudget, ingen løntegnebog, ingen bidragsmodel og ingen fælles afstemningsperiode at konfigurere.

Når du vælger denne mode, åbnes Fødselsdag og Onboarding med det samme. Du kan aktivere én, begge eller ingen af dem og aktivere dem senere i indstillingerne. Fødselsdagsindstillingerne har et valgfrit højere beløb ved runde fødselsdage. Vælg Næste for at gemme giving mode og udløserne samlet. Automatiske Fødselsdags- og Onboardinggaver er åbne i 7 dage med op til tre formål pr. gave.

Efter onboarding redigerer du Fødselsdag og Onboarding direkte under Virksomhed → Indstillinger → Giving mode. Den separate fane Medarbejdergaver er skjult i denne mode, og det gamle link åbner Giving mode. Andre modes beholder fanen. Deaktivering i indstillingerne kræver stadig bekræftelse. Udsted Anerkendelsesgaver via Team Gifting / Create Gift i medarbejderoversigten, uafhængigt af udløserne og med dine valgte start- og slutdatoer.

Medarbejderne bruger Corporate Employees-portalen, som åbner på Formål og også har Individuelle gaver, Kalender og Info. Der er ingen fælles afstemninger eller medarbejderdashboard for virksomhedsbudgettet. Virksomhedens Dashboard er stadig tilgængeligt; kun sektionen for fælles afstemningsperioder er skjult. Se Når du modtager en gave for medarbejderens arbejdsgang.

Skift mellem giving modes

Du kan frit vælge eller ændre giving mode-kategori, mens onboarding stadig er i gang.

Når onboarding er afsluttet:

Fra → Til	Muligt?
Corporate Giving only → Payroll + Corporate Giving	Ja, via et guidet skift i Indstillinger. Payroll Giving only kan ikke vælges som destination.
Payroll + Corporate Giving → Corporate Giving only	Ja, via et guidet skift i Indstillinger.
Payroll Giving only → en anden mode	Nej. Andre giving modes er skjult i Indstillinger.
Individual Gifting Only → en anden mode eller en anden mode → Individual Gifting Only	Nej. Individual Gifting Only kan kun vælges under den første onboarding.

Bortset fra skiftet fra Corporate til Payroll kan du foretage følgende ændringer inden for din nuværende kategori efter onboarding:

Kategori	Ændringer, der understøttes efter onboarding	Begrænsninger eller tidspunkt
Payroll Giving	Budgetbeløb og Personlig tegnebog (til/fra)	Skift af bidragsmodel planlægges til en efterfølgende lønkørsel. Ændringer af Personlig tegnebog træder i kraft med det samme.
Corporate Giving	Årligt budget, rådato for regnskabsår og maks. stemmer pr. medarbejder	Afstemningsperioder pr. år, når først en periode er oprettet

Skift fra Corporate Giving only til Payroll + Corporate Giving

Fra Virksomhed → Indstillinger → Giving mode, med Corporate Giving aktiv, klik på kortet Payroll Giving for at starte skiftet:

1. Afklar åbne afstemningsperioder (vises kun, hvis du har en afventende eller aktiv periode). Vælg mellem:
   • Afslut & annullér — afslutter den aktive periode i dag (donationerne behandles normalt) og annullerer alle afventende perioder. Denne mulighed er ikke tilgængelig, hvis den aktive periode blev startet i dag eller endnu ikke har stemmer.
   • Annullér alle — annullerer alle åbne afstemningsperioder, både aktive og afventende, uden at der oprettes donationer for dem.
   • I begge tilfælde annulleres eventuelle åbne Individual Gifting-perioder også som en del af skiftet.
   • Afstemningsperioder, der annulleres ved dette skift, markeres separat fra perioder, der annulleres via den normale arbejdsgang for afstemningsperioder.
2. Vælg en bidragsmodel — Fast årligt bidrag eller Månedlig grænse pr. medarbejder — og konfigurer budgettet som ved en almindelig Payroll Giving-opsætning.
3. Bekræft skiftet i den dialog, der vises. Dette kan ikke fortrydes.
4. Ved succes vender du tilbage til Giving mode-skærmen med Payroll Giving aktiv, og en bekræftelsesbanner vises.

Dette er et engangs- og envejsskift: dine Corporate Giving-indstillinger fjernes, og der oprettes månedlige saldi for dine aktive medarbejdere under den nye model. Afsluttede perioder, eksisterende donationer og medarbejdernes gave-tegnebogssaldi berøres ikke.

Skift fra Payroll Giving til Corporate Giving only

Fra Virksomhed → Indstillinger → Giving mode vælger du Corporate Giving, konfigurerer virksomhedsbudgettet og indstillingerne for afstemningsperioder og vælger, hvordan Actnation skal håndtere resterende medarbejdersaldi. Bekræft skiftet for at ændre giving mode.

Dette skift er tilgængeligt for virksomheder med Payroll + Corporate Giving. Virksomheder med Payroll Giving only ser ikke andre giving modes i Indstillinger.

Corporate Giving er deaktiveret, mens en payroll-kørsel afventer, er i gang eller er fejlet. Hold markøren over den deaktiverede mulighed for at se forklaringen, og afslut eller løs payroll-kørslen, før du skifter.

Skiftet afslutter alle virksomhedens tilbagevendende payroll-kampagneabonnementer, herunder abonnementer på kampagner, der allerede er afsluttet. Medarbejdere kan derefter ikke oprette flere payroll-donationer fra disse abonnementer, når Corporate Giving er aktiv.

Skærmen viser succes, så snart ændringen af giving mode og de tilhørende Actnation-data er gemt. Løntræk, som allerede var ved at blive oprettet hos lønudbyderen, afstemmes derefter asynkront. Actnation kontrollerer igen efter 1, 2, 5, 15 og 30 minutter og fjerner eventuelle forsinkede træk. Et træk kan derfor kortvarigt være synligt efter skiftet; vedvarende oprydningsfejl håndteres af Actnations drift.

Ændring af årligt budget i Corporate Giving

Når du opdaterer det årlige budget på en eksisterende Corporate Giving-opsætning, vises en bekræftelsesdialog, før ændringen gemmes. Den beder dig bekræfte det nye beløb og giver mulighed for også at opdatere næste års budget til at matche — markér afkrydsningsfeltet, hvis begge år skal stemme overens, eller lad det stå umarkeret for at beholde næste års budget som tidligere angivet.

Fejlfinding

Problem	Hvad du skal gøre
Kan ikke gemme giving mode-indstillinger	Tjek, at datokombinationer er gyldige, og at maks. stemmer er mellem 1 og 3.
Årligt budget kan ikke reduceres	Budgetter kan kun forøges. Kontakt support for undtagelser.
En Payroll Giving-ændring træder ikke i kraft med det samme	Budgetændringer understøttes efter onboarding. Skift af bidragsmodel planlægges til en efterfølgende lønkørsel; ændringer af Personlig tegnebog træder i kraft med det samme.
Corporate Giving er deaktiveret for en Payroll Giving-virksomhed	Afslut den afventende eller igangværende payroll-kørsel, eller løs og prøv en fejlet kørsel igen, før du skifter.
Et løntræk er stadig synligt kort efter skiftet til Corporate Giving	Oprydningen kører asynkront i op til 30 minutter. Kontakt Actnation-support, hvis trækket stadig er synligt derefter.
Muligheden Afslut & annullér er nedtonet under et skifte	Den aktive afstemningsperiode blev startet i dag eller har endnu ingen stemmer — brug Annullér alle i stedet, eller vent en dag.
Afstemningsperioder pr. år kan ikke ændres	Dette er låst, når først en afstemningsperiode er oprettet, selv en afventende.
Giving mode-mulighederne matcher ikke forventningerne	Nogle tilstande afhænger af virksomhedens abonnement. Kontakt din Actnation-kontoansvarlige.
Payroll Disconnect er deaktiveret	Payroll Giving only kræver payroll-forbindelsen. Kontakt Actnation-support, hvis opsætningen skal ændres.

---