Individuel gave
Rolle: Virksomhedsadmin
Portal: Actnation-virksomhedsportal
Forudsætninger: Onboarding er gennemført. Individual Gifting er aktiveret i din plan.
Tilgængelig i alle giving modes. Medarbejdere i Corporate Giving og Individual Gifting Only bruger gaver gennem afstemning; medarbejdere i Payroll Giving bruger aktive gavesaldi til engangsdonationer. I Individual Gifting Only konfigureres automatiske gaver under Giving mode; andre modes bruger Medarbejdergaver.
Formål
Lader din virksomhed automatisk give penge til en medarbejder ved en personlig milepæl — fødselsdag, tiltrædelse eller som en anerkendelsespris. Medarbejderen stemmer på, hvilket formål der modtager gaven.
Sådan fungerer det automatisk
I alle giving modes modtager virksomhedens HR-gruppe-e-mail en oversigt, når den daglige kørsel opretter gaver. Oversigten viser medarbejdere, anledninger, beløb, datoer og beskeder for de oprettede gaver. Gaver, der springes over, er ikke medtaget.
- Hver morgen tjekker platformen, hvilke medarbejdere der har fødselsdag eller lige er startet. Fødselsdag og Onboarding er de udløsere, der opretter gaver automatisk. Anerkendelsesgaver (Stjerne) oprettes manuelt af en admin.
- Der oprettes en gaveperiode for medarbejderen. En fødselsdagsgave åbner på fødselsdagen, og en onboardinggave åbner samme dag, som den oprettes. I Individual Gifting Only varer disse automatiske gaver 7 dage. Corporate Giving bruger den konfigurerede afstemningslængde. Manuelle Anerkendelsesgaver beholder administratorens valgte datoer.
- Når perioden åbner, modtager medarbejderen en personlig e-mail med gavebeløbet og et link til at vælge formål.
- Har medarbejderen ikke valgt et formål, sendes påmindelser 2 dage og 1 dag før fristen. Sammen med påmindelsen 1 dag før modtager virksomhedens HR-gruppe-e-mail en liste over medarbejdere, der endnu ikke har valgt.
- Når perioden lukker (om aftenen på sidste dag), fordeles gaven ligeligt mellem medarbejderens valgte formål og udbetales til NGO'erne. HR-gruppe-e-mailen modtager en afslutnings-e-mail.
Hvis medarbejderen ikke vælger et formål
Har medarbejderen ikke valgt noget formål inden fristen, annulleres gaveperioden:
- Der oprettes ingen betaling eller faktura, så virksomheden betaler ikke for gaven.
- Beløbet overføres ikke til en senere gave eller afstemningsperiode og udbetales ikke til medarbejderen.
- HR-gruppe-e-mailen modtager en annullerings-e-mail med medarbejderens navn og gavetypen.
- En annulleret periode kan ikke genåbnes. Vil du give medarbejderen en ny chance, så opret en ny anerkendelsesgave.
Det samme sker, hvis alle de formål, medarbejderen valgte, blev begrænset (af virksomheden eller NGO'en) inden fristen. Er kun nogle af valgene begrænset, fordeles hele beløbet mellem de resterende.
Se Når du modtager en gave for, hvad medarbejderen ser.
Opsætning af gaveudløsere
- Gå til Virksomhed → Indstillinger → Gavekonfiguration.
- Opret en udløser for hver hændelsestype, du vil aktivere (Fødselsdag, Onboarding). Anerkendelsesgaver (Stjerne) er ikke udløsere. Dem opretter du til bestemte medarbejdere.
- Sæt gavebeløbet. Automatiske gaver varer 7 dage i Individual Gifting Only; Corporate Giving bruger virksomhedens konfigurerede afstemningslængde.
- For Fødselsdag kan du valgfrit sætte et højere milepælsbeløb for markante fødselsdage.
- Tilføj en personlig besked til gavemail (valgfrit).
Overvågning af gaveperioder
Gå til Virksomhed → Afstemningsperioder → Fanen Individuel for at se alle aktive, afventende, afsluttede og annullerede gaveperioder. Herfra kan du sætte på pause, genoptage, annullere eller gensende invitations-e-mails.
Fejlfinding
| Problem | Hvad du skal gøre |
|---|---|
| Medarbejder modtog ikke gavemail | Bekræft, at fødselsdato eller startdato er korrekt registreret i profilen. |
| Kan ikke annullere en aktiv gaveperiode | Sæt perioden på pause først, og annuller den derefter fra pausetilstanden. |
| En udløser opretter dubletperioder | Hver udløsertype må kun eksistere én gang pr. virksomhed. Rediger den eksisterende udløser. |
Medarbejdergaver i Payroll Giving
I Virksomhed -> Indstillinger -> Medarbejdergaver konfigurerer du automatiske gaver ved fødselsdag og onboarding. En fødselsdagsudløser kan have et særskilt milepælsbeløb. Brug Virksomhed -> Medarbejdere til at give en anerkendelsesgave i hele DKK til én medarbejder eller en valgt gruppe. Datointervaller for anerkendelse må ikke overlappe for samme medarbejder.
Gaver i Payroll Giving er aktive saldi og ikke løntræk. Medarbejdere bruger dem fra Kampagner ved at vælge Engangsdonation og Medarbejdergavepung. Gavebeløbet registreres separat fra beløb i løn og virksomhedspung, kan ikke finansiere et månedligt abonnement og annulleres, hvis det ikke bruges inden udløb, hvis medarbejderen deaktiveres, eller hvis virksomheden ændres til Corporate Giving.