Administrer medarbejdere
Rolle: Virksomhedsadmin
Portal: Actnation-virksomhedsportal
Forudsætninger: Onboarding er gennemført.
Formål
Medarbejdersiden er det centrale sted til at administrere adgang, roller og deltagelsesdata for alle medarbejdere i din virksomhed.
Sådan administrerer du medarbejdere
- Gå til Virksomhed → Medarbejdere.
- Brug søgefeltet, statusfiltre og afdelings-/kontorfiltre til at finde medarbejdere.
- KPI-kort: I alt · Aktive · Aktive admins · Inaktive · Har stemt (kun i Corporate Giving-tilstand).
Hvad du kan forvente
I Payroll Giving medregner wallet-beløbene på medarbejderlisten samt donationsantal og wallet-beløb under medarbejderens Velgørende formål kun afventende eller gennemførte donationer. Donationer, der er afvist eller slettet af lønsystemet eller annulleret på grund af en begrænsning, er ikke medregnet i disse totaler. Medarbejder- og formålsrækker forbliver synlige, også når deres totaler er nul. Historikken kan fortsat ses under Donationer. Kortet med det samlede donerede beløb under denne fane summerer både Company Wallet og Payroll Wallet for afventende og gennemførte donationer.
- Tilgængelige handlinger varierer afhængigt af medarbejderens rolle, status og din virksomheds giving mode.
- Corporate Giving-visninger fremhæver stemmer og periodedeltagelse.
- Payroll Giving-visninger viser Company Wallet, Personlig tegnebog, Gavebeløb og Saldo. For Payroll Giving only vises Payroll Wallet og Gavebeløb; Company Wallet og månedlig saldo er skjult.
- Payroll Giving-virksomheder med bidragsmodellen Fast årligt bidrag ser desuden handlingen Opret månedlige saldi, som fordeler den fælles årlige pulje ud på medarbejderne for måneden.
Tilføj en medarbejder manuelt
Brug knappen Tilføj medarbejder til at tilføje en enkelt medarbejder uden CSV-upload:
- Påkrævede felter: Fornavn, Efternavn, E-mail.
- Valgfrie felter: Afdeling, Lokation, Startdato, Fødselsdato.
- Tilgængelig uanset giving mode — både Payroll Giving- og Corporate Giving-virksomheder kan tilføje medarbejdere på denne måde.
- Vises kun for virksomheder, der bruger CSV-filimport som medarbejderopsætningsmetode. Skjules, hvis din virksomhed synkroniserer medarbejdere via Zenegy eller Microsoft Entra ID, da de poster administreres af det tilsluttede system. Se Medarbejderopsætning.
Handlinger på rækkeniveau
| Handling | Hvornår den bruges |
|---|---|
| Forfremmelse til admin | Giv en medarbejder virksomhedsadmin-rettigheder. |
| Fjern adminrettigheder | Reducer en medarbejder til standardadgang. |
| Deaktiver | Tilbagekald portaladgang uden at slette posten. |
| Reaktiver | Gendan adgang til en tidligere deaktiveret medarbejder. |
| Gensend afstemningslink | Send en ny invitations-e-mail (kun under en aktiv afstemningsperiode). |
Opret en Recognition Award
Recognition Awards er tilgængelige i alle giving modes for medarbejdere, der ikke er deaktiveret. Vælg både start- og slutdato for gaver til én medarbejder eller et team, også i Individual Gifting Only.
- Åbn menuen på medarbejderens række, og vælg Recognition Award. Hvis flere medarbejdere skal have en gave, skal du vælge Team Gifting, markere medarbejderne og klikke på Create Gift.
- Udfyld gavens titel, vælg start- og slutdato, og angiv beløb og en personlig besked. Startdatoen skal være i morgen eller senere. For en enkelt medarbejder kan datoer, der allerede er optaget af en afventende eller aktiv anerkendelsesgave, ikke vælges. Det gælder i alle giving modes.
- For virksomheder med Payroll Giving angives beløbet i hele kroner. Panelet har ingen billed- eller animationssektion; gaven bliver en Gift Wallet-saldo på startdatoen. Corporate Giving og Individual Gifting Only beholder billed- og animationsmulighederne samt afstemningen.
- Ved Corporate Giving og Individual Gifting Only kan du bruge Preview til at gennemse gaven. Gaver i Payroll Giving har ingen forhåndsvisning. Ved en teamgave viser panelet medarbejdere med overlappende anerkendelsesdatoer, før du sender. Det gælder i alle giving modes. Kun medarbejdere uden overlap medtages; vælg andre datoer, hvis alle skal med. Vælg Submit, og bekræft. Kontrollér derefter resultatbeskeden for eventuelle gaver, der ikke kunne oprettes.
Månedlig påmindelse om medarbejderlisten
Hvis virksomheden vedligeholder medarbejderlisten uden en lønforbindelse eller Microsoft Entra ID-integration, får aktive virksomhedsadministratorer normalt en påmindelse den 15. kl. 08.00 dansk tid, også i weekender og på helligdage. Onboarding skal være afsluttet. Virksomheder med en afventende anmodning om lønforbindelse eller med Company and Personal Wallet eller Payroll Giving only er undtaget.
Hvis I gemmer en CSV-fil fra den første dag i den aktuelle måned, sendes månedens påmindelse ikke. Det gælder også uploads før kørslen den 15. En påmindelse, der allerede er gjort klar til afsendelse, kan dog stadig komme frem, efter at I har gemt filen. I kan stadig få en påmindelse, hvis I aldrig har uploadet en CSV-fil eller kun har tilføjet medarbejdere manuelt. En manuelt startet påmindelse kan komme en anden dag og tæller som månedens påmindelse. Hvis den planlagte kørsel ikke gennemføres, kan manglende påmindelser sendes manuelt senere i samme måned; påmindelser fra tidligere måneder sendes ikke efterfølgende.
Når du er logget ind, åbner e-mailens knap Virksomhed → Medarbejdere. Åbn Tilføj og rediger medarbejdere → Opdater CSV-dokument for at opdatere en eksisterende CSV-liste. Ved den første upload skal du gå til Virksomhed → Indstillinger → Medarbejderopsætning. Hvis du først skal logge ind, åbner portalen sin sædvanlige startside; gå derefter til Virksomhed → Medarbejdere.
Opdater medarbejdere med en CSV-fil
For en eksisterende CSV-liste skal du åbne Tilføj og rediger medarbejdere og vælge Opdater CSV-dokument. Ved den første upload skal du gå til Virksomhed → Indstillinger → Medarbejderopsætning. Du kan opdatere filen igen, selvom du allerede har uploadet en fil i denne måned.
Knappen vises, når der ikke er en lønforbindelse, en Microsoft Entra ID-integration eller en afventende anmodning om lønforbindelse. Den vises ikke i Company and Personal Wallet eller Payroll Giving only.
- Åbn Tilføj og rediger medarbejdere, og klik på Opdater CSV-dokument for at åbne import-panelet.
- Hvis der tidligere er uploadet en CSV-fil, viser medarbejderdokument-kortet øverst den fil, der aktuelt driver din medarbejderliste — filens oprindelige navn og hvornår den blev uploadet. For dokumenter uploadet før denne information blev registreret, viser kortet i stedet en generisk titel.
- Klik på download-knappen på kortet for at gemme den aktuelle CSV under dens oprindelige filnavn.
- Upload en ny CSV-fil under kortet for at erstatte dokumentet — hjælpeteksten ved et eksisterende dokument bekræfter, at upload erstatter det aktuelle dokument. Vælg Gem. Den nye fil vises, næste gang du åbner panelet.
Se donationer fra gaver
- Se Gavebeløb i medarbejderlisten for det samlede beløb, hver medarbejder har doneret fra sine gaver. Det er donerede beløb, ikke medarbejderens resterende gavesaldo.
- Åbn en medarbejder, og vælg Donationer for at se gavebeløbet for hver donation, adskilt fra Payroll Wallet og Company Wallet.
- Vælg Velgørende formål for at se gavebeløbene samlet pr. formål. Søgning og de eksisterende filtre for måned/hele perioden gælder også for gavekolonnen.
Hvis en medarbejder eller donation ikke har et gavebeløb, vises nul. Gavebeløbene vises separat og ændrer hverken beregningen af den månedlige saldo eller de eksisterende oversigtskort.
Medarbejderdetaljer i Payroll Giving only
Åbn en medarbejders detaljer fra listen for at se fanerne Donationer og Velgørende formål. Detaljesiden er fortsat tilgængelig på https://organization.actnation.io/company/employees/:employeeId.
Begge tabeller viser det medarbejderfinansierede Payroll Wallet-beløb uden en Company Wallet-kolonne. Donationsstatus, datoer, antal donationer, søgning, sideinddeling og filtre for måned/hele perioden er fortsat tilgængelige. Disse skrivebeskyttede detaljer kan også ses, mens en Zenegy-forbindelsesanmodning afventer. Brug tilbageknappen for at vende tilbage til listen med de tidligere filtre og den tidligere side.
Fejlfinding
| Problem | Hvad du skal gøre |
|---|---|
| En handlingsknap mangler | Tjek medarbejderens status og din adminrolle. |
| Medarbejder modtager ikke afstemningsinvitation | Bekræft, at der er en aktiv afstemningsperiode, og at medarbejderen ikke er deaktiveret. |
| Filterresultater ser ufuldstændige ud | Nulstil alle filtre og ryd søgefeltet for at genindlæse den fulde liste. |