Virksomhedsonboarding

Rolle: Virksomhedsadmin
Portal: Actnation-virksomhedsportal
Forudsætninger: Du kan logge ind, og din virksomhed har endnu ikke gennemført onboarding.

Formål

Onboarding er en guidet opsætningsguide: Virksomhedsoplysninger → Giving mode → Medarbejderopsætning → Økonomisystemforbindelse → Mastercard-betalingsopsætning → Velgørende formål → Gennemse og afslut.

Tre trin — Medarbejderopsætning, Økonomisystemforbindelse og Velgørende formål — kan springes over og færdiggøres senere, uden at det blokerer resten af onboarding. Du kan altid gå tilbage til et gennemført trin, inden du afslutter.

Hvis din virksomhed er inviteret af en Actnation-admin

Nogle virksomheder starter ikke onboarding selv — en Actnation-platformadmin opretter virksomheden på forhånd og inviterer din adminkontakt via e-mail i stedet. Hvis det er sådan, du er kommet hertil:

1. Log ind via linket i invitationsmailen.
2. Du lander på en kort, ét-sides opsætning i stedet for den fulde guide nedenfor. Virksomhedens navn, giving mode og bidragsmodel er allerede udfyldt af den admin, der inviterede dig.
3. Udfyld de resterende giving mode-indstillinger (afstemningsperiodekonfiguration for Corporate Giving, eller bidragsbudget for Payroll Giving), og vælg eventuelle begrænsninger for velgørende formål.
4. Klik på Afslut opsætning.

Medarbejderopsætning, Økonomisystemforbindelse og Mastercard-betalingsopsætning er ikke en del af denne korte proces, men de er ikke sprunget over for altid — sæt dem op når som helst bagefter fra Virksomhed → Indstillinger.

Har du ikke modtaget invitationen, eller skal den sendes igen? Kontakt din Actnation-kontoansvarlige — en platformadmin kan gensende den.

Resten af denne side dækker den almindelige selvregistreringsguide.

Trin 1 — Virksomhedsoplysninger

1. Gennemse trinlisten i venstre side på velkomstsiden, og klik derefter på Fortsæt.
2. Søg efter din virksomhed ved navn eller CVR, og vælg det rigtige resultat.
3. Angiv et Visningsnavn, der er synligt for medarbejdere og NGO'er.
4. Angiv din Kontakt-e-mailadresse — bruges til onboarding-kommunikation og til fakturaer, hvis du ikke angiver en separat fakturerings-e-mail.
5. Angiv eventuelt en Fakturerings-/økonomi-e-mail — hvis den er angivet, sendes fakturaer hertil i stedet for kontakt-e-mailen. Lad den stå tom for fortsat at bruge kontakt-e-mailen til fakturaer.
6. Klik på Gem og fortsæt.

Virksomheden ikke fundet? Bekræft, at dit CVR er nøjagtigt 8 cifre, og prøv dit fulde juridiske navn.

Trin 2 — Giving mode

1. Vælg Payroll Giving eller Corporate Giving.
2. For Payroll Giving: vælg en bidragsmodel — Fast årligt bidrag (ét fælles årligt budget, minimum 5.000 DKK, fordelt på dine aktive medarbejdere) eller Månedlig grænse pr. medarbejder (en fast månedlig grænse pr. medarbejder) — angiv budgettet, og aktivér eventuelt Personlig tegnebog.
3. For Corporate Giving angiv: Årligt budget (DKK, minimum 5.000 DKK) · Afstemningsperioder pr. år · Rådato for årlig nulstilling · Startdato for første afstemningsperiode · Afstemningsperiodens længde (dage) · Maks. stemmer pr. medarbejder (1–3).
4. Klik på Gem og fortsæt.

Usikker på budgetbeløb endnu? Gem foreslåede værdier — du kan opdatere dem i Indstillinger, inden din første periode starter.

Vælger du Payroll Giving? Når onboarding er afsluttet, kan du ikke ændre bidragsmodel eller budget — kun Personlig tegnebog-indstillingen forbliver redigerbar. Skift til Corporate Giving senere understøttes ikke. Se Giving mode-konfiguration for detaljer. (Det modsatte — at Corporate Giving-virksomheder senere skifter til Payroll Giving — understøttes fra Indstillinger, hvis du får brug for det.)

Trin 3 — Medarbejderopsætning

Mulighed A — Zenegy (anbefalet): Vælg Payroll Connection, og opret enten direkte forbindelse eller send en anmodning til din lønadministrator.

Mulighed B — CSV-fil: Download skabelonen, udfyld én række pr. medarbejder (Navn, E-mail, Afdeling, Lokation, Startdato, Fødselsdato), upload og ret eventuelle valideringsfejl. Efter upload viser et dokumentkort filens navn, så du kan bekræfte, at den rigtige fil er valgt — brug kortets download-knap til at hente dokumentet igen senere. Upload af en ny fil erstatter det aktuelle dokument.

Når onboarding er afsluttet, kan du også tilføje medarbejdere enkeltvis fra Virksomhed → Medarbejdere med knappen Tilføj medarbejder — praktisk for nyansatte, der starter efter din første import. Denne manuelle mulighed findes kun, hvis du brugte CSV-filimport; den er skjult for Zenegy- og Entra ID-virksomheder.

Mulighed C — Microsoft Entra ID: Vælg Entra ID og følg autorisationstrinene. Actnation synkroniserer medarbejdere dagligt.

Vil du gøre det senere? Klik på Spring over. Knappen vises kun, hvis du endnu ikke er begyndt at oprette forbindelse til en kilde. Onboarding fortsætter uden en medarbejderkilde, og de samme Zenegy-, CSV- og Entra ID-muligheder er der stadig, hvis du vender tilbage til dette trin — enten senere i onboarding eller fra Virksomhed → Indstillinger → Medarbejderopsætning.

Trin 4 — Økonomisystemforbindelse

Dette trin forbinder Actnation til din e-conomic-konto, så donationsbetalinger automatisk genererer leverandørfakturaer.

1. Klik på Forbind e-conomic, hvis du selv administrerer e-conomic-kontoen, og godkend forbindelsen.
2. Hvis en anden administrerer den, klik på Jeg har ikke adgang, angiv deres e-mail, og indsend. De modtager en anmodning om at gennemføre forbindelsen.
3. Klik på Fortsæt.

Vil du gøre det senere? Klik på Spring over. Du kan forbinde e-conomic når som helst fra Virksomhed → Indstillinger → Økonomisystem.

Trin 5 — Mastercard-betalingsopsætning

1. Angiv den autoriserede underskriver: fuldt navn · e-mail · telefon (f.eks. +4512345678) · CVR.
2. Klik på Indsend. Underskriveren modtager en bekræftelses-e-mail, som skal gennemføres, inden betalinger kan behandles.

Vil du gøre det senere? Klik på Spring over nu og vend tilbage via Virksomhed → Indstillinger.

Trin 6 — Velgørende formål

Som standard kan dine medarbejdere se og støtte alle kampagner på Actnation. Brug dette trin til at begrænse specifikke kampagner, som din virksomhed ikke ønsker at støtte.

1. Søg eller scroll gennem listen af kampagner, vist sammen med deres NGO.
2. Fjern markeringen for enhver kampagne, du vil begrænse — kampagner uden markering skjules for dine medarbejdere.
3. Klik på Fortsæt.

Vil du gøre det senere? Klik på Spring over — dette efterlader alle kampagner ubegrænsede (synlige for medarbejdere). Du kan begrænse eller genåbne specifikke kampagner når som helst fra Virksomhed → Indstillinger → Restriktioner.

Trin 7 — Gennemse og afslut

1. Gennemse alle sektioner på oversigtsskærmen.
2. Klik på et vilkårligt trin i trinlisten for at gå tilbage og foretage rettelser.
3. Når alt ser korrekt ud, klik på Afslut opsætning.
4. Du føres til dit virksomhedsdashboard — din virksomhed er nu aktiv på Actnation.

Hvad der sker herefter

Tidslinje	Hvad Actnation gør automatisk
Inden for minutter	Dine medarbejdere vises i sektionen Medarbejdere.
Når en afstemningsperiode starter	Medarbejderne modtager invitations-e-mails med et unikt afstemningslink.
Når en periode lukker	Donationsfordelinger beregnes, og betalingsfiler sættes i kø.
Den 5. i hver måned	NGO'er modtager en månedlig donationsoversigt pr. e-mail.

Fejlfinding

Problem	Hvad du skal gøre
Knappen Afslut opsætning er nedtonet	Et eller flere påkrævede trin er ufuldstændige. Tjek trinklisten.
Virksomheden ikke fundet i søgningen	Bekræft, at CVR er nøjagtigt 8 cifre; prøv dit juridisk registrerede navn.
Forkert virksomhed valgt	Vend tilbage til trinnet Virksomhedsoplysninger og vælg igen, inden du afslutter.
Data ser forkerte ud efter afslutning	Åbn Virksomhed → Indstillinger og opdater den relevante sektion direkte.

---