Virksomhedsonboarding

Rolle: Virksomhedsadmin
Portal: Actnation-virksomhedsportal
Forudsætninger: Du kan logge ind, og din virksomhed har endnu ikke gennemført onboarding.

Formål

Navigationsknapperne bliver nederst på skærmen, mens du kan rulle i det aktuelle trin ovenover. På mobil bruger trin med en ekstra handling kompakte knapper på én række.

Onboarding er en guidet opsætningsguide: Virksomhedsoplysninger → Giving mode → Medarbejderopsætning → Økonomisystemforbindelse → Mastercard-betalingsopsætning → Velgørende formål → Gennemse og afslut.

De fleste virksomheder kan springe Medarbejderopsætning, Økonomisystemforbindelse og Velgørende formål over og færdiggøre dem senere. Payroll Giving only er undtagelsen: Medarbejderopsætning er påkrævet og er først gennemført, når payroll er forbundet, eller en anmodning om payroll-forbindelse afventer. Du kan altid gå tilbage til et gennemført trin, inden du afslutter.

Hvis din virksomhed er inviteret af en Actnation-admin

Nogle virksomheder starter ikke onboarding selv — en Actnation-platformadmin opretter virksomheden på forhånd og inviterer din adminkontakt via e-mail i stedet. Hvis det er sådan, du er kommet hertil:

1. Log ind via linket i invitationsmailen.
2. Hvis platformadminen valgte Payroll + Corporate Giving eller Corporate Giving only, lander du på en kort opsætning på én side. Virksomhedens navn, giving mode og bidragsmodel er allerede udfyldt.
3. Udfyld de resterende giving mode-indstillinger og begrænsninger for velgørende formål, og klik derefter på Afslut opsætning. Medarbejderopsætning, Økonomisystemforbindelse og Mastercard-betalingsopsætning kan færdiggøres senere under Virksomhed → Indstillinger.

Har du ikke modtaget invitationen, eller skal den sendes igen? Kontakt din Actnation-kontoansvarlige — en platformadmin kan gensende den.

Resten af denne side dækker den almindelige selvregistreringsguide.

Trin 1 — Virksomhedsoplysninger

1. Gennemse trinlisten i venstre side på velkomstsiden, og klik derefter på Fortsæt.
2. Søg efter din virksomhed ved navn eller CVR, og vælg det rigtige resultat.
3. Angiv et Visningsnavn, der er synligt for medarbejdere og NGO'er.
4. Angiv din Kontakt-e-mailadresse — bruges til onboarding-kommunikation og til fakturaer, hvis du ikke angiver en separat fakturerings-e-mail.
5. Angiv eventuelt en Fakturerings-/økonomi-e-mail — hvis den er angivet, sendes fakturaer hertil i stedet for kontakt-e-mailen. Lad den stå tom for fortsat at bruge kontakt-e-mailen til fakturaer.
6. Klik på Gem og fortsæt.

Virksomheden ikke fundet? Bekræft, at dit CVR er nøjagtigt 8 cifre, og prøv dit fulde juridiske navn.

Trin 2 — Giving mode

Vælg, hvordan din virksomhed finansierer medarbejdernes donationer. Hver giving mode vises som et kort med ikon, titel og beskrivelse — i to kolonner eller én kolonne på mobil. Vælg et kort for at åbne indstillingerne for den mode.

På https://organization.actnation.io/onboarding er kortene på øverste niveau:

Kort	Brug det, når
Payroll + Corporate Giving	Virksomheden bidrager med et budget, og medarbejdere også kan donere via lønnen.
Payroll Giving only	Medarbejdere finansierer alle donationer via løntræk.
Corporate Giving only	Virksomheden finansierer donationer via afstemningsperioder.
Individual Gifting Only	Virksomheden giver kun gaver ved mærkedage og som anerkendelse til enkelte medarbejdere.

Når du har valgt et kort, udfylder du dets indstillinger (se afsnittet for den pågældende mode nedenfor) og klikker på Gem og fortsæt. Hvis du vil vælge en anden mode, bruger du brødkrummestien øverst i indstillingerne eller Se andre muligheder ved siden af Tilbage nederst på siden.

Usikker på budgetbeløb endnu? Gem foreslåede værdier — du kan opdatere dem i Indstillinger, inden din første periode starter.

Payroll + Corporate Giving

1. Vælg kortet Payroll + Corporate Giving.
2. Vælg en bidragsmodel:
   • Fast årligt bidrag angiver et samlet årligt virksomhedsbudget (minimum 5.000 DKK), der deles mellem aktive medarbejdere.
   • Månedlig grænse pr. medarbejder angiver en månedlig virksomhedsfinansieret donationsgrænse pr. medarbejder.
3. Angiv budgettet for den valgte model.
4. Aktivér eventuelt Personlig tegnebog, så medarbejdere kan donere via lønnen ved siden af virksomhedens budget.

Corporate Giving only

1. Vælg kortet Corporate Giving only.
2. Angiv:
   • Årligt budget — virksomhedens samlede donationspulje pr. år (DKK, minimum 5.000 DKK).
   • Afstemningsperioder pr. år — hvor mange givevinduer du kører om året: Månedligt (12), Kvartalsvist (4), Halvårligt (2) eller Årligt (1).
   • Skæringsdato for årlig nulstilling — hvornår det årlige budget nulstilles.
   • Startdato for første afstemningsperiode — hvornår din første periode begynder.
   • Afstemningsperiodens længde — hvor mange dage medarbejdere har til at stemme i hver periode (2–14 dage).
   • Maks. stemmer pr. medarbejder — hvor mange kampagner hver medarbejder kan stemme på pr. periode (1, 2 eller 3).

Payroll Giving only

Vælg Payroll Giving only, når alle donationer skal finansieres af medarbejdernes løntræk. Der vises ingen indstillinger for bidragsmodel, budget, top-up eller Personlig tegnebog, og der er intet virksomhedsbudget og ingen månedlig medarbejdersaldo.

Før onboarding afsluttes, skal du enten forbinde lønsystemet eller bruge Request Connection til at sende lønkontaktens e-mail. En virksomhed uden medarbejdere kan stadig afslutte onboarding, når lønkravet er opfyldt. Se Giving mode-konfiguration for detaljer.

Individual Gifting Only

Vælg Individual Gifting Only for at finansiere gaver ved medarbejdernes mærkedage og som anerkendelse. Der kræves intet årligt donationsbudget, ingen fælles afstemningsplan, ingen bidragsmodel og ingen indstillinger for tegnebøger.

1. Vælg kortet for straks at åbne gaveindstillingerne i trinnet Giving mode. Brødkrummestien viser Giving mode → Individual Gifting Only på computer og mobil. Vælg Giving mode for at vende tilbage til kortene; når du åbner Individual Gifting Only igen, bevares dine ikke-gemte gaveindstillinger i den aktuelle session.
2. Konfigurer Fødselsdag og Onboarding. Fødselsdagsgaver kan have et valgfrit højere beløb ved runde fødselsdage. Du kan lade begge gavetyper være deaktiveret og fortsætte.
3. Vælg Næste for at gemme giving mode og begge gaveindstillinger samlet. Listen over onboardingtrin ændres ikke. Når valget er gemt, behøver du ikke gennemføre Giving mode igen ved genindlæsning, og du kan åbne trinnet igen og ændre indstillingerne. Deaktivering af en udløser under onboarding kræver ingen bekræftelse om annullering. Når du vender tilbage fra lønforbindelsen, åbnes Medarbejderopsætning.

Sådan fungerer gaverne:

• Automatiske Fødselsdags- og Onboardinggaver er åbne i 7 dage, og medarbejderne kan vælge op til tre formål pr. gave. Du kan også aktivere udløserne senere i indstillingerne.
• Anerkendelsesgaver er altid tilgængelige efter onboarding via Team Gifting / Create Gift i medarbejderoversigten, uafhængigt af udløserne. Datoerne vælges af administratoren. Den gule besked om Anerkendelsesgaver under gavekortene forklarer dette.
• Udløsere for arbejdsjubilæer konfigureres ikke i dette trin.
• Opsætningen opretter ingen fælles afstemningsperioder. Hver gennemført gave finansieres og faktureres separat.

Hvis du ombestemmer dig:

• Hvis du konfigurerer fødselsdags- eller onboardinggaver og derefter vælger en anden giving mode, inden du afslutter onboarding, fjernes disse automatiske gaveindstillinger ved afslutningen. Eksisterende gaver annulleres ikke. Oprydningen gælder ikke virksomheder, der allerede har afsluttet onboarding.
• Efter onboarding kan du ikke skifte til eller fra Individual Gifting Only. Rediger Fødselsdag og Onboarding direkte under Virksomhed → Indstillinger → Giving mode. Denne mode har ingen separat fane til Medarbejdergaver.

---

Trin 3 — Medarbejderopsætning

Mulighed A — Zenegy (anbefalet): Vælg Payroll Connection, og opret enten direkte forbindelse eller send en anmodning til din lønadministrator.

Kun for Corporate Giving vises der en informationsknap i det øverste højre hjørne af det øverste Payroll Connection-kort, som forklarer, hvordan integrationen bruges. Åbn den ved at holde markøren over den, fokusere på og aktivere den med tastaturet eller trykke på den. I Corporate Giving-tilstand har Actnation ikke adgang til løndata og opretter ikke løntræk; lønintegrationen synkroniserer medarbejderoplysninger og ændringer i ansættelsesforhold for at administrere invitationer og kontostatus.

For Payroll Giving only åbnes trinnet direkte på Payroll Connection. CSV-import, Entra ID, Spring over, valg af medarbejderkilde og links tilbage til dette valg er ikke tilgængelige. Forbind Zenegy, eller indsend Request Connection; ingen anden status for medarbejderopsætning opfylder trinnet.

Mulighed B — CSV-fil: Download skabelonen, udfyld én række pr. medarbejder (Navn, E-mail, Afdeling, Lokation, Startdato, Fødselsdato), upload og ret eventuelle valideringsfejl. Efter upload viser et dokumentkort filens navn, så du kan bekræfte, at den rigtige fil er valgt — brug kortets download-knap til at hente dokumentet igen senere. Upload af en ny fil erstatter det aktuelle dokument.

Når onboarding er afsluttet, kan du også tilføje medarbejdere enkeltvis fra Virksomhed → Medarbejdere med knappen Tilføj medarbejder — praktisk for nyansatte, der starter efter din første import. Denne manuelle mulighed findes kun, hvis du brugte CSV-filimport; den er skjult for Zenegy- og Entra ID-virksomheder.

Mulighed C — Microsoft Entra ID: Vælg Entra ID og følg autorisationstrinene. Actnation synkroniserer medarbejdere dagligt.

Vil du gøre det senere? Klik på Spring over. Knappen vises kun, hvis du endnu ikke er begyndt at oprette forbindelse til en kilde. Onboarding fortsætter uden en medarbejderkilde, og de samme Zenegy-, CSV- og Entra ID-muligheder er der stadig, hvis du vender tilbage til dette trin — enten senere i onboarding eller fra Virksomhed → Indstillinger → Medarbejderopsætning.

Trin 4 — Økonomisystemforbindelse

Dette trin forbinder Actnation til din e-conomic-konto, så donationsbetalinger automatisk genererer leverandørfakturaer.

1. Klik på Forbind e-conomic, hvis du selv administrerer e-conomic-kontoen, og godkend forbindelsen.
2. Hvis en anden administrerer den, klik på Jeg har ikke adgang, angiv deres e-mail, og indsend. De modtager en anmodning om at gennemføre forbindelsen.
3. Klik på Fortsæt.

Vil du gøre det senere? Klik på Spring over. Du kan forbinde e-conomic når som helst fra Virksomhed → Indstillinger → Økonomisystem.

Trin 5 — Mastercard-betalingsopsætning

1. Angiv den autoriserede underskriver: fuldt navn · e-mail · telefon (f.eks. +4512345678) · CVR.
2. Klik på Indsend. Underskriveren modtager en bekræftelses-e-mail, som skal gennemføres, inden betalinger kan behandles.

Vil du gøre det senere? Klik på Spring over nu og vend tilbage via Virksomhed → Indstillinger.

Trin 6 — Velgørende formål

Som standard kan dine medarbejdere se og støtte alle kampagner på Actnation. Brug dette trin til at begrænse specifikke kampagner, som din virksomhed ikke ønsker at støtte.

1. Søg eller scroll gennem listen af kampagner, vist sammen med deres NGO.
2. Fjern markeringen for enhver kampagne, du vil begrænse — kampagner uden markering skjules for dine medarbejdere.
3. Klik på Fortsæt.

Vil du gøre det senere? Klik på Spring over — dette efterlader alle kampagner ubegrænsede (synlige for medarbejdere). Du kan begrænse eller genåbne specifikke kampagner når som helst fra Virksomhed → Indstillinger → Restriktioner.

Trin 7 — Gennemse og afslut

1. Gennemse alle sektioner på oversigtsskærmen.
   • For Payroll Giving only viser oversigten den valgte mode og payroll-status uden linjer for bidragsmodel, budget, top-up eller Personlig tegnebog.
2. Klik på et vilkårligt trin i trinlisten for at gå tilbage og foretage rettelser.
3. Når alt ser korrekt ud, klik på Afslut opsætning.
4. Hvis du bliver bedt om at underrette medarbejderne, kan du bruge Forhåndsvis e-mail til at gennemse beskeden på siden, før du sender den.
5. Du føres til dit virksomhedsdashboard — din virksomhed er nu aktiv på Actnation.

Hvad der sker herefter

Hvis du vælger at give medarbejderne besked, når du afslutter opsætningen, får medarbejdere i en virksomhed med Payroll Giving only en besked om, at donationer finansieres via deres Payroll wallet med løntræk. Det er frivilligt at donere. Den samme besked bruges, hvis du senere benytter den eksisterende handling til at give medarbejderne besked; den afspejler virksomhedens giving mode på afsendelsestidspunktet. Beskeden bruger medarbejderens kontosprog, når det er tilgængeligt, og ellers engelsk.

Tidslinje	Hvad Actnation gør automatisk
Inden for minutter	Dine medarbejdere vises i sektionen Medarbejdere.
Når en afstemningsperiode starter	Medarbejderne modtager invitations-e-mails med et unikt afstemningslink.
Når en periode lukker	Donationsfordelinger beregnes, og betalingsfiler sættes i kø.
Den 5. i hver måned	NGO'er modtager en månedlig donationsoversigt pr. e-mail.

Fejlfinding

Problem	Hvad du skal gøre
Knappen Afslut opsætning er nedtonet	Et eller flere påkrævede trin er ufuldstændige. Tjek trinklisten.
Virksomheden ikke fundet i søgningen	Bekræft, at CVR er nøjagtigt 8 cifre; prøv dit juridisk registrerede navn.
Forkert virksomhed valgt	Vend tilbage til trinnet Virksomhedsoplysninger og vælg igen, inden du afslutter.
Data ser forkerte ud efter afslutning	Åbn Virksomhed → Indstillinger og opdater den relevante sektion direkte.

---