Eksterne gaver

Rolle: Virksomhedsadmin
Produktions-URL: Eksterne gaver

Eksterne gaver er i øjeblikket tilgængelige i udviklings- og alfamiljøet. Funktionen er skjult i demo og produktion. Produktionsadressen ovenfor angiver ruten, når funktionen bliver tilgængelig der.

Eksterne modtagere holdes adskilt fra medarbejdere. Funktionen kan bruges i alle giving modes og kræver hverken Employee Gifting eller et Corporate Giving-budget.

Aktivér eksterne gaver

1. Åbn Virksomhed → Indstillinger → Eksterne gaver (indstillingsruten).
2. Slå Tillad eksterne gaver til.
3. Indstil Stemmer pr. modtager fra 1 til 3 med talfeltets trinknapper. Standardværdien er 3. Værdien kan også indstilles, før funktionen slås til.
4. Vælg Gem for at gemme begge indstillinger. Ændringer af kontakten eller talfeltet gemmes ikke automatisk. Stemmegrænsen gælder nyoprettede eksterne gaver og opdaterer gaver, der stadig er afventende. Aktive, pausede, afsluttede og annullerede gaver beholder deres eksisterende grænse. Ændringen påvirker ikke gavernes status eller allerede afgivne stemmer.

Funktionen er som udgangspunkt slået fra. Slå kontakten fra, og vælg Gem for at deaktivere funktionen. Du bliver derefter bedt om at bekræfte. Bekræftelsen annullerer alle afventende, aktive og pausede eksterne gaver, også allerede afgivne stemmer på aktive gaver. Der oprettes ingen udbetaling eller annulleringsmail. Afsluttet og annulleret historik samt modtageroplysninger bevares. Hvis du afviser bekræftelsen, gemmes ingen af indstillingerne, og dine ændringer bliver i formularen.

Planlæg en gave

1. Åbn Eksterne gaver, og vælg Inviter ekstern modtager.
2. Angiv først e-mail (højst 100 tegn), og forlad feltet for at søge efter en eksisterende modtager. Gemt navn og sprog udfyldes, medmindre du allerede har redigeret felterne. For en ny modtager skal du angive navn (højst 200 tegn) og vælge sprog.
3. Angiv gavens titel (højst 50 tegn) og et budget på 1–999.999 DKK.
4. Åbn det fælles datointervalfelt, vælg først åbningsdatoen og derefter lukkedatoen, som ved individuelle medarbejdergaver. Åbningsdatoen skal være tidligst i morgen, og lukkedatoen skal være mindst to dage senere. Du kan tilføje en personlig besked (højst 200 tegn) og medier.
5. Indsend formularen. Bekræftelsen viser modtageren og den planlagte åbningsdato.

Formularen bruger de samme felttyper og samme layout som individuelle medarbejdergaver, men bevarer den eksterne modtagers navn, e-mail og sprog. Knapperne Annuller og Inviter bliver nederst i panelet, når du ruller. Forhåndsvisningen viser først det samme standardbillede som ved medarbejdergaver. Vælg Rediger på forhåndsvisningskortet for at uploade et billede, vælge et tidligere uploadet billede fra historikken eller vælge en animation. Billedhistorikken deles med medarbejdergaver i din virksomhed. Vælg den samme animation igen, eller brug fjernknappen i forhåndsvisningen for at fjerne den og gendanne standardvisningen. Medier og den personlige besked er fortsat valgfrie.

Når du planlægger en gave, oprettes den som afventende. Den daglige behandling ændrer status til aktiv, når åbningsdatoen er nået, hvis gaveperioden stadig er åben, eksterne gaver fortsat er slået til, og modtageren er aktiv. Denne version sender endnu ingen invitation og giver ikke adgang til afstemning eller udbetaling.

En eksisterende modtager findes via e-mail inden for din virksomhed uden hensyn til store og små bogstaver eller mellemrum før og efter adressen. Gemt navn og sprog bevares, medmindre du udtrykkeligt ændrer dem. En deaktiveret modtager skal genaktiveres med bekræftelse, før en ny gave kan planlægges.

En afventende eller aktiv gave til samme person må ikke overlappe den nye gave. Samme kalenderdag som både lukke- og åbningsdato tæller også som overlap. Når e-mailopslaget finder en eksisterende modtager, er de optagede datoer deaktiveret i kalenderen. Et valgt datointerval må heller ikke spænde over en optaget periode. Ændrer du e-mailadressen, fjernes de tidligere datobegrænsninger, og den nye modtagers datoer hentes, når du forlader feltet. Serveren kontrollerer overlap igen, når du indsender formularen. En aktiv medarbejders primære eller bekræftede sekundære e-mail i din virksomhed kan ikke bruges til en ekstern gave. Ansættelse i en anden virksomhed forhindrer ikke gaven.

Se gaver og modtagere

Fanen Gaver åbnes som standard og viser modtagernavn og e-mail, titel, budget, afstemningsdatoer, status og antal stemmer. Søg på navn eller e-mail, filtrer efter status, og brug sideinddelingen til at se flere resultater.

Fanen Modtagere viser navn og e-mail, antal gaver, seneste gavestatus og om vilkårene er accepteret. Brug sideinddelingen til at se flere modtagere.

Begge tabeller er skrivebeskyttede. Siden er fortsat tilgængelig, når funktionen er slået fra, hvis virksomheden har gave- eller modtagerhistorik. Oprettelse kræver, at funktionen er slået til. Er funktionen slået fra uden historik, skjules menupunktet.